Parte disso é indiretamente causada pela desorganização, uma vez que ela afeta o pagamento de impostos, a gestão financeira e muito mais. Considerando que 99% das empresas no país são micro ou pequenas, esse número não é uma surpresa. Afinal, negócios desse porte são mais sensíveis à desorganização e sofrem mais com ela.

No entanto, o tamanho dessas empresas facilita em saber como manter a organização no ambiente de trabalho. Afinal, são negócios de pequeno porte e é mais fácil "arrumar a bagunça" nesse caso. Quer saber como? Então siga a leitura abaixo!

Como manter a organização no ambiente de trabalho em 5 passos

1. Digitalize tudo que puder

Um dos grandes desafios que consultorias como a empresa Veiga Gestão enfrentam com seus clientes é definir como manter a organização no ambiente de trabalho. Afinal, esse é um elemento que parece básico para muitos, mas na verdade é um verdadeiro obstáculo para muita gente.

Muitas empresas ainda trabalham com documentos físicos em papel. Isso gera uma desorganização enorme, não só pela dificuldade em transportar esses documentos, como pelo fato deles ficarem acumulando pelo espaço de trabalho. Por exemplo, imagine o setor de administração de uma empresa de médio porte que tem todos os documentos em formato físico.

Todas as atas de reuniões, todos os contratos, notas fiscais, promissórias, holerites e muito mais. Todos os documentos em formato físico. Esse lugar deve ser muito desorganizado, especialmente porque é necessário armazenar tudo isso por um longo tempo por causa de potenciais problemas jurídicos.

Dito isso, uma forma de organizar a empresa é digitalizar tudo que for possível. Todos os documentos que não forem obrigatórios em formato físico devem ser digitalizados, com a empresa criando um certificado digital para poder validá-los nesse formato.

Independente de qual seja o seu negócio, uma rede de clínicas especializada em lentes de contato dental ou uma escola, digitalizar todos os processos é uma ferramenta que garante a segurança da sua marca e dos seus colaboradores. 

Dessa forma, a quantidade de elementos físicos na organização interna da empresa fica reduzida e o ambiente de trabalho fica mais produtivo.

2. Derrube paredes e divisórias

Paredes e divisórias servem como estímulos para a desorganização pessoal de cada profissional. Afinal, aquele “cantinho” é só dele e não importa se tem um contrato jogado na mesa, por exemplo.

No entanto, em ambientes de trabalho amplos, sem divisórias ou paredes, todos podem enxergar a desorganização dos colegas e isso inibe o comportamento mais desleixado. Portanto, é uma boa ideia de organização.

Além disso, é fato que a ausência de divisórias entre os profissionais estimula a colaboração e aumenta a produtividade, então são dois ganhos em um.

3. Estabeleça protocolos de organização

Se a empresa quer garantir organização interna, então precisa tomar a dianteira e não ficar dependendo ou esperando a proatividade dos colaboradores. Isso significa estabelecer protocolos de organização, repassando essas informações aos profissionais.

Eles devem saber qual é a rotina de limpeza e organização, o que fazer com cada documento e cada coisa, em cada momento. Assim, dá para montar um padrão de organização interna, que será facilmente assimilado pelos profissionais e garantirá um mínimo organizacional para o ambiente de trabalho da empresa.

4. Lidere pelo exemplo

Um erro muito comum de gestores de todos os segmentos, empresas e tamanhos é achar que basta mandar para que as coisas aconteçam. Quando se quer estabelecer uma cultura organizacional, é necessário liderar pelo exemplo.

Nesse caso, não basta pedir que os profissionais sejam organizados ou estabelecer protocolos. É essencial liderar pelo exemplo, garantindo um espaço de trabalho organizado e produtivo antes mesmo de pedir isso aos colaboradores. Na verdade, liderar pelo exemplo é tão poderoso que pode até mesmo dispensar a necessidade de outras estratégias. Para alguns, o simples fato do líder do time estabelecer um padrão organizacional já faz com que os outros tentem seguir esse desempenho na empresa.

5. Use a gamificação

Por fim, se você quer garantir que o seu time ficará engajado na tarefa de organizar o ambiente de trabalho, use a gamificação a seu favor. Esse conceito consiste em estruturar uma ação em um processo que usa lógica de jogos (dividir o processo em passos, estabelecer um prêmio para cada passo e garantir que cada desafio é solucionado pelo passo anterior) para poder engajar as pessoas em algo.

Nesse caso, pode ser muito útil gamificar a organização da sua empresa. Quem sabe o seu time se torna muito mais produtivo?

Essas 5 dicas ensinarão como manter o ambiente de trabalho organizado para empresas de todos os tipos e tamanhos. No entanto, lembre-se de que a organização é uma tarefa coletiva. Pouco adianta um funcionário organizado no meio de 30 desorganizados. Portanto, estabeleça ações para engajar todos e conseguir com que cada um faça a sua parte na organização do ambiente de trabalho.