Mesmo sendo uma atividade que já faz parte do dia a dia das empresas, é extremamente importante para gestão de um negócio entender melhor para que serve o fechamento de caixa e como executá-lo com eficiência. Os passos e dicas compartilhados aqui, serão mais aliados para o crescimento do seu negócio. Continue a leitura.

O que é “fechamento de caixa”?

Para entender bem sobre como realizar o fechamento de caixa corretamente, é necessário primeiro, entender esse conceito, não é mesmo? Esta atividade nada mais é do que a conferência de valores, a fim de checar as operações feitas durante o expediente de trabalho.

Esse processo gera muita preocupação aos empresários porque é com ele que é possível identificar erros, enganos ou até mesmo a má fé de terceiros. Com um fechamento de caixa feito de forma correta, o gestor pode identificar qualquer problema e corrigi-los a tempo, evitando danos e problemas maiores, posteriormente.

 

Como é feito?

Além do responsável pelo caixa fazer o fechamento, é comum ainda, na maioria dos casos, que um gerente ou supervisor faça uma nova verificação, para garantir o sucesso da operação. Mesmo assim, cada empresa utiliza formas diferentes de fazer a conferência e é por isso que esta atividade gera muitas dúvidas.

O operador pode fazer o fechamento do caixa de forma manual ou utilizar alguma ferramenta adequada, que ofereça maior precisão e velocidade durante a rotina.

 

Principais passos para fechar o caixa de forma correta

 

 

  • Abertura do caixa

A abertura do caixa é realizada quando o operador inicia a rotina de trabalho, onde não existem valores referentes a vendas, apenas o valor inicial de reserva, chamado de fundo de troco. Este valor, como o mesmo nome diz, ficará disponível caso o operador precise dar troco ou fazer o pagamento de pequenas despesas durante o expediente.

 

 

  • Registro de entradas e saídas

Para fechar o caixa sem que haja qualquer erro, além de registrar o valor de fundo de troco, é indispensável registrar todas as entradas e saídas que forem efetuadas durante todo o período.

Se for fazer o controle do caixa de forma manual, é importante anotar cada operação realizada, além de conferir e reunir todos os comprovantes. Já para as empresas que utilizam sistema de gestão para automatizar processos administrativos, basta lançar cada ação no software, conferir os dados e guardar os comprovantes. Nesse caso, é o sistema quem faz todos os cálculos automaticamente no fechamento do caixa.

Além de tudo isso, é importante lembrar que, caso o estabelecimento adote a sangria de caixa por questões de segurança, é necessário registrar todos os valores transferidos do caixa para outros locais, como um cofre, por exemplo. Da mesma maneira, seja por anotações ou através de um sistema, registre todos os reforços de caixa, também conhecido como suprimento do troco.

 

 

  • Conferência dos valores do caixa

Esta é a fase em que o operador conta todos os valores do caixa conforme o tipo de movimentação, seja dinheiro, cartão, cheque, e outros. Além disso, é nessa etapa que deve ser considerado os possíveis pagamentos realizados, como vales para colaboradores e outras despesas.

Se lembra que o objetivos deste controle é identificar possíveis irregularidades? É na conferência que qualquer problema aparece. Por isso, esse processo não pode ser feito sem eficiência e segurança.

 

 

  • Fechamento do caixa

Nesta última etapa, basta somar o total de entradas e saídas, garantindo que estes valores batam com os valores obtidos nos processos anteriores.

 

Outras soluções em favor das empresas

 

Com o apoio da tecnologia de forma mais acessível, empresas de todos os portes conseguem otimizar suas tarefas e alcançar resultados mais seguros e precisos. É nesse contexto que muitas empresas decidem contar com um software eficiente para gestão do negócio.

Com um sistema de gestão online, ou também web ERP, por exemplo, você não precisa se dar ao trabalho, e muitas vezes gastar tempo, realizando cada uma dessas etapas para realizar um fechamento de caixa seguro.

Imagine quanto tempo um operador de caixa gasta separando comprovantes em pastas, gavetas, classificando se as vendas foram efetuadas através de débito, crédito, cheques à vista, cheques pré-datados, tickets ou outros?

Com uma sistema online, além de ganhar tempo em processos administrativos, você integra todos os setores da sua empresa, acessando dados e informações em qualquer lugar e em qualquer hora, bastando apenas estar conectado a um dispositivo com acesso à internet.

Soluções como essa, se destacam como tendência para este e para os próximos anos, seja para negócios de pequeno, médio ou grande porte.

Se depois de ficar por dentro de todos esses passos, você entendeu que precisa de mais segurança para realizar suas operações, além de otimizar processos, clique aqui e conheça mais sobre a solução.