Os desafios de uma boa gestão não param por aí. Além dessa atividade, é essencial e seguro que o distribuidor garanta um controle preciso e eficiente de muitos outros processos.

Sendo assim, é comum que existam dúvidas a respeito de centralizar o controle das cotações e como modernizar o processo. Foi pensando nisso que decidimos elaborar este artigo para esclarecer o assunto. Continue a leitura e fique por dentro.

 

O que é e como funciona o processo de cotação?

 

A cotação é um processo que normalmente é de responsabilidade do setor de compras, onde o mesmo faz levantamentos e comparações de preços estabelecidos no mercado. Porém, a tarefa vai um pouco mais além do que apenas uma pesquisa monetária, já que também exige a busca de dados e informações completas a respeito dos produtos e serviços.

Dessa forma, podemos afirmar que a cotação de fornecedores consiste na análise de valores em dinheiro, condições de pagamento, especificações técnicas, qualidade do item, variedade de marcas comercializadas, e também na análise das propostas recebidas. Assim, fica mais fácil garantir uma melhor possibilidade de retorno.

Vale a pena deixar destacar que a cotação é diferente de orçamento, que trata da previsão dos gastos e receitas de um período específico. Isto é, ele está ligado ao planejamento orçamentário da empresa.

 

Como controlar a cotação de fornecedores na distribuidora?

 
Quando falamos de padronização, é preciso entender a importância de formalizar os contatos feitos com os fornecedores, utilizando recursos visuais e de identificação, por exemplo. Além disso, se você atua com a produção de placas de sinalização, por exemplo, é importante procurar pelos melhores fornecedores para fabricar seu produto com o menor custo possível. E para que isso seja possível, os sistemas de planejamento de compras e de cotação são fundamentais.
 

"Seus processos estão bem organizados e padronizados? Garanta isso."

 

O que fazer para otimizar o processo de cotação?

 

Depois de entender melhor o que é e como funciona a cotação de fornecedores, continue a leitura e fique por dentro de como otimizar esta tarefa nas distribuidoras.

 

Seus processos estão bem organizados e padronizados? Garanta isso.

 

Antes de qualquer outra ação, é essencial garantir que os processos de gestão da distribuidora estejam bem organizados e padronizados. É isso que fará com que a tarefa seja feita de maneira eficiente.

Se ainda não fez isso, é hora de criar o mapa do passo a passo com os detalhes necessários para a execução das tarefas. Essas informações servirão como base para os colaboradores se orientarem sempre que precisarem, o que evitará erros e retrabalhos.

Quando falamos de padronização, é preciso entender a importância de formalizar os contatos feitos com os fornecedores, utilizando recursos visuais e de identificação, por exemplo.

 

Organize o calendário de cotações

 

Como vimos até aqui, o planejamento é essencial para que a cotação seja benéfica para a distribuidora. Dentro disso, é necessário pré estabelecer um calendário para a realização das atividades envolvidas. Isso irá evitar problemas causados por atrasos, erros e retrabalhos.

 

Utilize um ERP como núcleo da sua estratégia

 

Um web ERP, sistema de gestão online, ajuda não só na tarefa de cotação de fornecedores, mas em todos os processos da gestão de compras. Isso acontece devido ao fato de que, com a utilização do software, é possível otimizar o controle de ações como:

 

  • contratos com fornecedores;
  • planejamento de compras;
  • recebimentos;
  • controle de qualidade;
  • busca de fornecedores é realização de cotação online;
  • maior controle é precisão sobre o processo de cotação.

 

 

Já pensou em otimizar tudo isso com apenas uma ferramenta? Este é um dos principais benefícios de um sistema de gestão. Ele é capaz de integrar tudo, juntamente com outros processos, setores e empresas, tudo armazenado em nuvem, podendo ser acesso em qualquer lugar é em qualquer hora.

Com todos esses recursos a seu favor, é possível garantir que a cotação de fornecedores aconteça de maneira eficiente e segura. O que contribuirá para decisões voltadas ao relacionamento com fornecedores, a qualidade do serviço e com a saúde financeira da distribuidora.

Quer conhecer mais sobre esta solução? Clique aqui e saiba como utilizar este sistema como núcleo da sua estratégia de cotação com seus fornecedores.