A tendência é que cada vez mais gestores busquem automatizar esses processos com sistemas de gestão online que atendem diferentes tarefas e não apenas o controle de documentos fiscais.

Além de trazer praticidade e aumentar a produtividade das empresas, ferramentas que automatizam atividades administrativas também são úteis para reduzir custos e aumentar a lucratividade. Sendo assim, a tecnologia não impactará somente na emissão de notas, mas também nos resultados financeiros do negócio. Curioso para entender como funciona? Continue a leitura!

 

Por que automatizar a emissão de notas fiscais?

 

Sabemos da importância que a emissão de notas fiscais tem para qualquer negócio. A nota fiscal é o comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço, fundamental não só para as organizações, mas também para os clientes. Seja eletrônica ou de papel, o fato é que a rotina de tarefas geradas para a emissão desses documentos pode custar muito caro para o empreendimento. Por isso, a importância de automatizar o processo.

No Brasil, existem diferentes tipos de nota fiscal em vigor, mas a maior parte das empresas trabalham com a nota fiscal de serviço ou de produto. Entenda melhor:

 

 

  • NF-e - Nota Fiscal de Produto: também chamada de ICMS ou nota de mercadoria, 

 

a NF-e é utilizada quando um produto físico é entregue ao consumidor, mesmo que ele tenha efetuado a compra em uma loja virtual.

 

  • NFS-e - Nota Fiscal de Serviço: a nota fiscal de serviço NFS-e, ou nota municipal, é adotada para prestação de serviços, como por exemplo, o serviço de empresas como academias, hotéis, escolas,clínicas médicas, entre outros.

 

 

Vantagens de emitir notas através de sistemas cloud computing

 

Entre os muitos benefícios de emitir nota fiscal eletrônica por meio de um sistema de gestão cloud computing, um dos detalhes mais significativos é o fato de que, para muitas empresas, atualmente contar com um software para realizar essa tarefa é imprescindível. Isso, devido ao fato de que a versão gratuita do programa de emissão de notas fiscais no site da Receita Federal não estar mais disponível.

Para melhorar este processo e evoluir, muitas empresas migram para alternativas mais vantajosas, como a manutenção de um próprio sistema. Um web ERP, ou software de gestão empresarial online, faz com que a emissão de NF-e seja muito mais dinâmica, prática e rápida, uma vez que não é necessário ficar digitando todos os dados e informações padrões.

Além dessa detalhe, muitas outras características de softwares onlines trazem muitos benefícios para as empresas, seja na emissão de notas ou em outros processos. Veja algumas das principais vantagens:

 

Otimização do tempo e redução de erros

 

Erros cometidos na execução ou na gestão de qualquer processo envolvendo os setores da empresa geralmente causam danos consideráveis. Para reparar qualquer falha cometida, normalmente é preciso gastar, seja tempo, dinheiro, com mão de obra ou com terceiros. Isso não é legal para uma empresa que visa alcançar novos patamares e aumentar seu nível de competitividade no mercado.

É por isso que as novas tecnologias, como sistemas de gestão para emissão de notas fiscais, vão ganhando espaço entre os gestores dos mais diferentes segmentos. Pare e pense: se uma empresa consegue utilizar a tecnologia para reduzir erros na hora de emitir documentos fiscais, isso resulta em uma redução de custo muito significante.

Por conta da praticidade e da agilidade alcançada com um sistema de gestão para emissão de notas fiscais, fica mais fácil administrar seu tempo e os processos administrativos da empresa, o que significa que terá mais oportunidades para pensar em possibilidades e soluções estratégicas para o crescimento da empresa.

 

Armazenamento de dados e informações

 

Um sistema de gestão online, ou web ERP, facilita a sua tarefa de armazenar os documentos obrigatórios, além de dados e informações relevantes. Vale a pena destacar que não é nada fácil guardar, por exemplo, uma Nota Fiscal Eletrônica por muitos anos, concorda? A notícia boa é que hoje podemos contar com sistemas que armazenam, integram e automatizam esses documentos e informações.

Dessa forma, você elimina a necessidade de espaço para guardar arquivos físicos, além do tempo para organizá los e controlá-los. Com um sistema para emissão de notas fiscais, você armazena tudo na nuvem, podendo acessá-las em qualquer hora e em qualquer lugar, bastando apenas ter um dispositivo conectado à internet em mãos.

 

Aumento de segurança e assertividade das informações



A nota fiscal eletrônica é sinônimo de maior segurança, tanto para quem efetua uma compra, como para quem emite o documento. O cuidado com a certificação digital mostra a autenticidade das informações contidas no documento, sem a necessidade de assinaturas manuais ou de impressões que, podem ser falsificadas.

Além disso, com a nota fiscal sendo emitida por um sistema online, todos os dados e informações passaram a ter backups, que podem ser facilmente recuperados. Assim, a segurança das informações, documentos e toda a movimentação fiscal da sua empresa estará garantida.

 

Integre todos os outros processos

 

Não poderíamos deixar de dizer que um sistema de gestão online, web ERP, além de automatizar e controlar com segurança a emissão de notas fiscais, integra todos os outros setores e processos da empresa em um único local.

Como o armazenamento é em nuvem, todos os dados e informações dos diferentes departamentos da empresa, depois de integrados pelo próprio ERP, podem ser acessados e compartilhados a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando apenas a conexão com internet.

Isso entrega para a empresa uma maior flexibilidade e agilidade em relação a gestão. Afinal, sabemos que, quando se ganha tempo na execução de processos rotineiros e burocráticos, certamente sobrará mais tempo para investir em atividades com maior valor agregado, aumentando o impacto de ações estratégicas e colaborando de maneira eficaz para o crescimento da empresa.

 

Depois de ficar por dentro de como um sistema web ERP pode facilitar e levar segurança para a emissão de notas fiscais, não deixe de conhecer essa tecnologia. Clique aqui para saber mais sobre a computação em nuvem e sobre softwares que trarão soluções essenciais para sua empresa.

A tendência é que cada vez mais gestores busquem automatizar esses processos com sistemas de gestão online para o controle de documentos fiscais.