Neste artigo iremos abordar o conceito de planejamento operacional empresarial, bem como a finalidade para a qual as empresas desenvolvem esse plano operacional e a sua importância para toda e qualquer organização com exemplos práticos.

 

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional se refere à gestão do negócio, que é o conjunto de processos que contribuem para o alcance dos objetivos já decididos durante o planejamento estratégico.

Nesse sentido, o planejamento operacional ocorre basicamente para delinear metas e despesas departamentais de curto prazo para garantir que um plano estratégico seja implementado com sucesso o mais rápido possível.

É mais eficaz quando todos os membros da equipe são incluídos no processo de planejamento para que todos saibam exatamente o que se espera para atingir as metas de negócios.

Se cada unidade de negócios implementar efetivamente um plano operacional, uma organização poderá aumentar seus lucros, reduzir ineficiências e alocar recursos adequadamente.

 

Por que o planejamento operacional é importante?

Em primeiro lugar, o planejamento operacional é essencial porque explica como pretendemos gerir e realizar a produção e entrega do produto ou a prestação do serviço.

Em segundo lugar, só é possível determinar a necessidade de construir um produto ou prestar um serviço depois de planejá-lo com base em uma análise cuidadosa das solicitações dos clientes.

Logo, o planejamento de todas essas atividades podem parecer um detalhe sem importância, mas é fundamental para o sucesso da organização, pois coloca a teoria em prática e concretiza as metas estabelecidas.

Um plano operacional bem feito pode significar sucesso ou fracasso nos negócios.

Sendo um documento de planejamento interno, o plano operacional deve ser um planejamento detalhado e aprofundado de como as atividades devem ser realizadas, inserindo-as no quadro mais amplo do planejamento estratégico.

Num plano operacional, será privilegiada a clareza e simplicidade dos conteúdos.

Antes de mais nada, deve-se verificar se o conteúdo:

  • É claro;
  • Está de acordo com o planejamento estratégico;
  • É mensurável;
  • É alcançável a curto prazo.

É importante enfatizar a natureza iterativa deste processo. À medida que mais informações são obtidas, algumas das etapas são conduzidas conforme necessário para formular planos que sejam eficientes, eficazes, completos e aceitáveis.

Nesse sentido, depende do setor das empresas e dos tipos de gestão de documentos, como declaração de importação, por exemplo, que é importante em empresas que fazem esse tipo de trâmite.

Além disso, podem incluir melhorar o gerenciamento de ativos, implementar técnicas de controle de qualidade, implementar medidas de segurança de dados ou renovar o processo de integração.

 

Como deve ser um planejamento operacional?

O planejamento operacional deve ser específico para seu setor de negócios, seja uma empresa de gestão de documentos ou empresa de logística, é preciso ser bastante específico e claro independente do setor.

Afinal, precisa ser específico porque nem todos os negócios exigem o mesmo nível de complexidade de planejamento. Existem segmentos que precisam de mais abordagens, enquanto outros não. Logo, é uma questão de analisar o seu mercado.

Para exemplificar, podemos pensar em uma empresa de consultoria administração empresarial.

De fato, esse segmento pede um planejamento bastante minucioso, tendo em vista que trabalha com várias empresas e o planejamento estratégico, operacional e tático fazem parte desse setor em todo seu escopo.

Enquanto que, em empresas de vendas diretas, por exemplo, não é necessário abordar todos os tópicos. Em vez disso, pode-se abordar as questões consideradas essenciais para a natureza e o sucesso do seu negócio.

Algumas questões que são frequentemente abordadas de maneira geral em um plano operacional são:

  • Produção ou fabricação;
  • Estruturas;
  • Inventário;
  • Distribuição;
  • Manutenção e assistência;
  • Cumprimento de encomendas;
  • Serviço de atendimento ao consumidor.

No caso de uma fábrica de transdutor de pressão, por exemplo, será importante discutir o processo pelo qual essas peças serão feitas. Isso geralmente envolve uma descrição das instalações, equipamentos, materiais e necessidades do trabalho.

Aproveite o tempo para avaliar cuidadosamente seus processos para estudar se é possível melhorar sua eficiência e a qualidade do produto.

Ao fazer isso, você encontrará algumas lacunas aqui e ali que podem reduzir suas margens de lucro. Logo, concentrar-se em um plano operacional específico e não somente teórico sem funcionalidade também pode servir a esse propósito.

 

Como elaborar um planejamento operacional eficiente?

Veja estas dicas e passos para fazer um planejamento operacional eficiente em seu negócio, seja ele uma empresa despachante aduaneiro comércio exterior, ou pequena empresa de consultoria ambiental.

Independente do seu segmento, estas dicas podem ajudar bastante em seu planejamento. Confira:

 

Dê passos assertivos

Uma vez que suas prioridades estratégicas tenham sido definidas e seus planos operacionais tenham sido criados, você pode então dividir seus planos operacionais individuais em projetos menores e mais gerenciáveis.

Logo, cada passo projetado será um passo assertivo em direção ao seu objetivo final. É nessa fase que os detalhes menores são colocados em foco, como prazos, tecnologia, antecipação de recebíveis para empresas, etc.

 

Determine os recursos necessários

À medida que suas prioridades estratégicas entram em foco e seu planejamento operacional entra em alta velocidade, você pode começar a alocar recursos.

Como sempre, seja realista. Não se iluda em termos de tempo e recursos humanos necessários para completar cada tarefa. Esses erros de julgamento só voltarão para assombrá-lo mais tarde na forma de prazos e detalhes perdidos.

Olhe para o desempenho passado como um indicador do que esperar e planeje de acordo com isso.

 

Tecnologia como solução potencial

Se você tem uma empresa e quer inserir o aspecto inovador, provavelmente já pensou em como pode agilizar a conclusão das atividades e o gerenciamento de recursos por meio de soluções tecnológicas acessíveis.

Mas não apenas qualquer solução de tecnologia, você está procurando soluções que não apenas capacitem seus funcionários, fornecendo a eles as informações de que precisam para tomar decisões oportunas e informadas.

Você também está procurando algo que os ajudem a automatizar muitas das tarefas mais tediosas, como relatórios e agregação de dados, documentos dedeclaração de importação etc.

 

Planejamento de orçamento

A alocação e o gerenciamento de recursos são essenciais no planejamento operacional porque determinam como você planeja seus orçamentos, onde e quando precisará de fundos e quando pode esperar que os projetos sejam concluídos.

A última coisa que deve acontecer com seu negócio é ficar sem dinheiro na metade de um projeto porque os fluxos de caixa e as entregas não foram previstos adequadamente.

Portanto, realize análises de custo-benefício e ROI antecipadamente para manter as estimativas de orçamento o mais precisas possível.

 

Sempre olhe para o quadro geral

É preciso olhar o todo em seu planejamento operacional, afinal todas as operações necessárias em um negócio são devidamente definidas previamente no planejamento estratégico. Isso inclui:

  • Agrupar projetos e tarefas semelhantes;
  • Determinar um cronograma específico, mas razoável;
  • Considerar as alocações de recursos;
  • Garantir que o planejamento operacional esteja alinhado com planejamento estratégico;
  • Comunicar suas prioridades.

Certifique-se de que todos os envolvidos na criação e execução do plano operacional entendam duas coisas: quais objetivos estratégicos você está tentando alcançar e quando você precisa alcançá-los.

Isso é algo que geralmente é chamado de “comunicação direta de prioridades” e que dá continuidade para a fluidez das demandas e prazos. Logo, as funções e responsabilidades correspondentes devem ser atribuídas para criar um sistema de prestação de contas.

 

Atribuir funções e responsabilidades

Definir claramente as funções e responsabilidades, bem como comunicar as prioridades organizacionais, ajuda cada membro individual de sua equipe numa empresa de diligenciamento de fabricação a entender melhor o quadro geral.

Eles podem ver exatamente como suas contribuições exclusivas ajudam a servir ao bem maior, aproximando a empresa de seus objetivos estratégicos. É assim que você conecta seu pessoal de volta ao seu plano.

 

Monitore e gerencie o desempenho

Para garantir que seu plano estratégico e suas iniciativas operacionais estejam funcionando, você precisa monitorar e gerenciar o desempenho.

Isso envolve identificar, agregar e relatar as principais métricas e comentários de progresso que permitem medir com precisão o sucesso de suas ações em tempo real.

Quando você realiza essas ações, isso proporciona total visibilidade sobre o status e o progresso de seu plano operacional a qualquer momento. Nesse sentido, poderá tomar decisões informadas que melhor atendem à organização.

Ou seja, medir o desempenho permite que você ajuste seu plano para obter eficiência. Às vezes, ajustes devem ser feitos para evitar falhas e, outras vezes, você precisará ajustar seu plano para as próximas etapas porque finalmente atingiu seus marcos estratégicos.

Lembre-se que os melhores planos são aqueles que evoluem continuamente ao longo do tempo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.