O BPI se baseia em redesenhar processos, é uma abordagem sistemática que ajuda as organizações a otimizar os processos que não são manifestados claramente, sendo assim, buscando o benefício de alcançar resultados mais eficientes.

 

Quer entender o que significa BPI e como essas aplicações podem beneficiar seu desempenho? Continue a leitura!

 

Mas o que quer dizer BPI?

 

A Melhoria de Processos, conhecida como Business Process Improvement (BPI), é um método para incrementar em melhorias de processos em uma organização. Ela tem como objetivo fazer com que um processo atenda a expectativa da empresa e do cliente e, desta forma, traz os melhores resultados.

 

Essa melhoria de processos envolve analisar o processo atual e entender o que pode ser alterado ou melhorado, e montar um fluxo de trabalho para que ele entregue valor ao cliente.

 

Vale ressaltar que, melhoria de processos não é automação de processos. Elas podem coexistir, mas uma não depende da outra. 

 

É possível, mas não recomendado, automatizar os processos sem melhorá-los ou melhorar processos sem fazer automação. Tudo depende das condições, cada caso é um caso.

Mas, por que é importante a melhoria de processos?

 

Ela vai identificar os gastos excessivos, os erros e lacunas em um processo, e com isso, os torna mais eficientes e produtivos. E assim todos saem ganhando, a empresa e os clientes. 

 

Não existe apenas esses motivos que justificam a importância do BPI, vamos falar adiante.

 

Os Benefícios do BPI

Agora que já entendemos o porquê é necessário, o que é o BPI, e a sua importância nos negócios, vamos ver os benefícios que ele pode oferecer.

 

Vamos falar de três benefícios que ele oferece. Esses benefícios são:

 

  1. Redução de custo;
  2. Otimização de tempo;
  3. Aumento de resultados;

 

  1. Redução de custos

 

Quando mapeamos e resolvemos os pontos que precisam de melhorias podemos ver o impacto imediato nos custos de algum processo da empresa. O BPI resolve esses problemas e possibilita que a verba seja deslocada para outras áreas que têm mais prioridade.

 

Por exemplo, uma clínica odontológica estava tendo regalias em procedimentos de clareamento dental e, depois de uma análise sobre como esse processo estava sendo feito, pôde otimizar esse processo e essa verba foi direcionada para procedimentos de implante dentário, que exigiam melhorias no processo.

  1. Otimização de tempo

 

Outro benefício é identificar as lacunas e imperfeições em um processo. Às vezes o problema do processo não são os gastos mas como ele está sendo executado, ou o tempo em que ele é executado e com isso não está dando o retorno necessário para a empresa.

 

Identificar onde está essa lacuna pode ajudar na reestruturação, saber quem é o responsável e onde exatamente está o problema.

 

Por exemplo, se uma consulta sobre clareamento dental preço está tomando mais tempo que o necessário, e com isso prejudicando outros atendimentos ou perdendo pacientes pelo tempo de espera, a melhoria de processos pode ajudar a estruturar esse atendimento e otimizar o tempo de consulta, beneficiando todas as partes.

  1. Aumento de resultados

 

Esse benefício pode estar ligado ao tópico anterior, o BPI consegue gerar o tão desejado de todas as empresas, o aumento de resultados.

 

Por exemplo, se uma consulta para manutenção de aparelho invisível demora 1 hora e custa R$70,00, após a melhoria desse processo ele ser executado em 30 minutos ou 40 minutos e custar R$50,00 respectivamente. 

 

Ao reduzir o tempo e o valor da consulta é natural que a procura pelo serviço por conta do valor aumente e com isso o número de consultas também. Mas vale ressaltar que é apenas um exemplo que varia de acordo com os objetivos do negócio. 

 

A Aplicação do BPI

 

Não existe um passo a passo específico para a aplicação do PBI, pois pode variar de empresa para empresa. Mas existem algumas etapas que podem ser seguidas por todas que por ajudar.

 

  1. Identificação de processos

 

A organização deve fazer um levantamento dos processos existentes de ponta a ponta. Caso já tenham feito essa padronização anteriormente, vai ser útil resgatar a documentação que foi realizada.

 

Quando identificamos os processos que são feitos dentro da empresa, temos que refletir sobre alguns pontos:

 

  • Por que existem esses processos;
  • Quais produtos ou serviços são entregues nesses processos;
  • Como está a qualidade desse processo;
  • Quais métricas e indicadores estão sendo usados nesses processos.

 

Quando você consegue responder a essas perguntas, você poderá até mesmo criar mais questionamentos e apontamentos para esse processo, pois as respostas serão úteis para a próxima etapa.

  1. Priorização de Processos 

Depois de identificar os pontos levantados na etapa acima, é preciso priorizar os processos. Uma das formas seria criar pontuações, e essas pontuações indicam o que é muito crítico e o que é pouco crítico.

 

Quando você coloca tudo em ordem de importância usando essa pontuação, você vai definir qual processo precisa ser melhorado primeiro.

 

Outra forma é analisar os indicadores usados naquele processo, se realmente está atingindo a meta ou se está distante dela. Não recomendamos melhorar todos os processos de uma vez, pois as vezes a melhoria de um processo vai impactar em outros.

  1. Preparação para o BPI

Após escolher qual processo precisa de melhoria primeiro, você precisa de deixar claro alguns pontos:

 

  • Quem é o dono daquele processo;
  • Quais são os limites desse processo;
  • Qual é a equipe que fará parte da melhoria;
  • Qual é a meta desse processo.

 

Você precisa deixar claro esses pontos para conseguir dar andamento e precisa escolher com cuidado cada ponto, para que o processo não retorne para o estágio inicial.

  1. Redesenhando o processo

 

Aqui você irá definir as etapas do processo e o fluxo, definirá como as atividades serão realizadas na organização e a responsabilidade de cada pessoa envolvida nesse processo. Depois de desenhar a melhoria é necessário medir e avaliar.

 

Assim, será possível identificar, selecionar, e testar essas melhorias antes de colocá-las em prática. Com isso, irá garantir o sucesso nos resultados e não compromete o processo.

  1. Execução das melhorias

É comum que as pessoas se assustem com mudanças, principalmente no local de trabalho. Por isso, é necessário realizar treinamentos antes de executar essas melhorias.

 

Um processo novo requer paciência na hora de ser executado, pois ainda existe a possibilidade de não ter 100% de sucesso de primeiro momento. Quando for colocado em prática, precisa ser assistido para saber qual o impacto que ele está causando.

 

Você pode fazer esse acompanhamento através dos indicadores. O monitoramento visa medir o processo e saber se essa melhoria é contínua ou parou em algum ponto.

 

A Melhoria de Processos (BPI) traz muitos benefícios para as empresas. É necessário ser estudado antes por uma equipe e acompanhado ao longo da sua execução. Assim, é possível garantir melhoria no desempenho dos colaboradores, nos resultados de negócio e na satisfação dos clientes.

 

Conteúdo produzido por Larissa Figueiredo, redatores do Clínica Ideal.