Só para contextualizar, processo é a sequência de atividades que você executa para concluir determinada tarefa no seu escritório, lembrando que independe do setor. 

 Mas, antes de falarmos sobre automação, devemos dar um passo atrás e falar sobre o mapeamento dos processos. 

 O mapeamento dos processos é uma das etapas fundamentais para o crescimento e escalabilidade do seu escritório. 

 Bem, para mapear os fluxos e processos, você vai precisar seguir os seguintes pontos:

 

  1. Entender quais tarefas estão sendo executadas e em quais setores;
  2. Qual é o caminho que essas tarefas seguem até a conclusão das mesmas;
  3. Calcular quanto tempo leva toda essa jornada, do início ao fim;
  4. Desenhar esses fluxos (literalmente); 

 

Com esses desenhos feitos, você não concorda comigo de que está bem mais fácil compreender e interpretar o que cada setor faz e, além disso, o que cada um precisa fazer para concluir suas atividades? 

 Agora sim você está pronto para melhorar seus processos e identificar exatamente quais são os seus gargalos e também quais são os pontos corretos que você deve automatizar! 

Vamos lá? 

 Esse exercício de mapeamento de processos já te fez percorrer grande parte do caminho para a automação. Agora é a hora da verdade!

 

Primeiro: Pense e reflita sobre quais são as necessidades das áreas do seu escritório;

Segundo: Decida qual é o modelo ideal para o processo que você deseja (geralmente são aquelas que sua equipe tem bastante trabalho manual e repetitivo e que tendem a gerar erros); 

Terceiro: Identifique quais são as partes desse processo que não necessitam de interação humana. 

Quarto: Aplique, monitore e verifique. Veja se esses processos estão fluindo bem, caso não estejam, volte, corrija e aplique novamente.

Quinto: Monitore os resultados até chegar onde você esteja satisfeito.

 

Lembre-se, esse é um processo de melhoria contínua. O que você faz hoje, amanhã pode não ser tão eficaz!

 

Vou te dar alguns exemplos de automação de processos, que muitas vezes não percebemos o quão eficientes são:

 

  • Atendimento ao cliente: as ferramentas mais utilizadas para organizar e gerenciar o atendimento ao cliente são os HelpDesk, com ele você poderá reduzir a reincidência de problemas, custos, retrabalho, e muito mais.
  • Setores contábeis e financeiros: imagine que você precisa de um documento requisitado pela Receita e sua equipe simplesmente não consegue encontrar? Algumas ferramentas garantem que você não vai perder informações e muito menos o tempo para procurar documentos. 

 

E aí, percebeu como a automação correta dos seus processos contábeis vai te ajudar? Assim você vai conseguir: 

  • Mitigar erros;
  • Evitar o retrabalho de tarefas;
  • Aplicar melhorias contínuas;
  • Confiabilidade na execução das tarefas.

 

Uma ferramenta ótima para te ajudar nesse desafio é o WiseIT. O WiseIT faz parte da família Rupee. Ele é o BPM, que através de um workflow inteligente automatiza os  processos, respeitando hierarquias e chamados.