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Pois bem, existe uma diferença na definição contábil de custos, despesas e investimentos, e para este artigo vou considerar nas respostas “custo” como tudo que é gasto por uma empresa, exceto os investimentos. 

Quando o empresário não faz a apuração de custos correta - prefiro mais o termo apuração a cálculo, por ser um processo e não uma fórmula - ele não sabe o valor que pode vender seu serviço e até que ponto pode dar um desconto para vencer a concorrência sem correr o risco de ter prejuízos. 

Sem apuração de custos é impossível fazer simulações de orçamentos, atividade aliás, que mostra o mais alto grau de maturidade neste processo. Como saber se é viável aceitar ou não uma oferta de uma grande transportadora para reformar 5 mil pneus 275 por R$421,00?  

Todo processo bem definido tem mais de um resultado. Para conhecer os custos é preciso fazer um controle metódico do estoque e do consumo de matéria prima. Uma consequência desse trabalho é detecção de desvios e perdas. 

Quem não apura custos de forma precisa não sabe se está perdendo ou ganhando dinheiro em um mercado de margem cada vez mais apertada. 

As maiores falhas ao realizar o cálculo de custos

A primeira e grande falha, na minha opinião, é menosprezar a dificuldade. Há coisas na vida que a gente define e outras que a gente conquista. A apuração de custos deve ser conquistada. Não se chegará nela simplesmente por meio de determinações de tarefas sem acompanhamento. Alguns empresários e gestores têm impulso nesta direção, mas não dão continuidade ao trabalho, gerando estresse pela não conclusão. Os chiliques são completamente ineficientes! 

Todo gestor sabe que o ótimo é inimigo do bom. Por isso, uma dica é começar simples e ir melhorando o processo à medida que se aprende. É preciso entender alguns conceitos básicos como a diferença entre custos e despesas e a forma de cálculo da margem de contribuição, um pouco de estudo pode ajudar muito. 

Existem também muitas falhas na definição do plano de contas da empresa. Um plano de contas mal definido pode dificultar a apropriação de valores, chegando em alguns casos, a ser uma barreira intransponível na apuração de custos e resultado. 

Por fim, não se pode negligenciar a coleta de dados e seus apontamentos no sistema de informação, que é um erro muito comum nas empresas. Manter um banco de dados correto exige procedimento de conferência e um sistema que valide a entrada de dados e que dê alertas.

Como calcular seus custos? 

Como já disse anteriormente, o problema não é trivial, portanto vale a máxima de dividir para conquistar, ou seja, separar o processo de apuração em subprocessos. 

O primeiro seria o processo  Apurar Gastos com Matéria Prima. Este processo necessita de apontamento do consumo de matéria prima durante o processo produtivo e também de um controle rígido do estoque, pois o valor de cada matéria prima em estoque deve ser a média ponderada dos valores pelas quantidades compradas. 

O segundo seria o processo Apurar Gasto com Mão-de-Obra. Este processo deve separar os gastos com Mão-de-Obra no chão de fábrica dos gastos com a administração da empresa. Esta separação muitas vezes é feita via plano de contas. O regime de apuração é por competência, em outras palavras, as férias e o décimo terceiro devem ser registrado mês a mês, assim que devidos e não quando pagos. 

Os custos com depreciação de equipamentos, seja por tempo ou pelo uso, como é o caso dos envelopes ou inners , precisam ser absorvidos, através de rateio, pelos custos do pneu produzido. Por isso, o processo Apurar Gastos com Depreciação se faz necessário. 

Somente após estes subprocessos serem implantados que o empresário terá em mãos sua DRE, Demonstração do Resultado do Exercício, uma das principais ferramentas de gestão. Aliás, ao meu ver só é menos importante que o fluxo de caixa. Porém, com o fluxo de caixa o empreendedor geralmente já se preocupa. Se ele não faz uma gestão do fluxo de caixa, possivelmente trabalha com uma quantia de recursos no banco que viabiliza sua operação. Agora, se não tem esta reserva e não faz gestão do fluxo de caixa, aí a empresa está em alto risco de falência. 

Uma vez que estes processos anteriores estejam funcionando, o empresário pode dar o passo para a parte mais refinada da gestão feita que é  Apurar Margem de Contribuição por Tipo de Serviço.

Como os programas de ERP auxiliam neste sentido

Esta pergunta é importante, temos de diferenciar um ERP de um sistema gestão. Um ERP é um sistema de gestão mais específico que pressupõe a integração dos departamentos da empresa, processos que trazem boas práticas administrativas do mercado, possibilidade de customizações e lançamentos contábeis. Estas características são fundamentais para um sistema possibilitar a apuração de custos. 

Ter um ERP bem implantado e com um chão de fábrica para apontamento de matéria prima é praticamente fundamental para uma gestão de custos, caso contrário a empresa vai gastar muito tempo, consequentemente dinheiro, para implantar os processos que acabei de falar.  

Não tenho dúvida que as empresas que não se preocupam em ter um ERP com chão de fábrica irão, em pouco tempo, deixar de serem competitivas. Sem gestão de custos, não se tem planejamento, sem planejamento não se cresce, sem crescimento se corre um sério risco de perder competitividade. Não crescer não é opção. 

De forma separada ou unificada, em tempo real em seu celular. Um ERP, de letras maiúsculas, pode realizar seu sonho de organização. Por isto, ao escolher um sistema para a empresa em que trabalha, faça um conjunto de critérios antes dar início a cotação. Critérios que abranjam os processos que possui hoje, processos que gostaria de implantar no futuro, integração com contabilidade e também tecnologia de ponta. Estamos no século XXI,  um sistema que não pode ser acessado de qualquer lugar, de qualquer tablet ou celular é definitivamente atrasado.

Quais as vantagens competitivas do W3ERP neste cenário

Nosso produto W3ERP traz em seu nome a sigla ERP, ou seja, oferecemos um sistema multiprocessos embarcado com as boas práticas de gestão já estabelecidas no mercado.  A prova disso é o caso de alguns de nossos clientes, que administram seus negócios no mesmo sistema, com relatórios,  de forma separada ou unificada, em tempo real no celular e com dashboards que mostram os resultados de todas as operações do grupo empresarial de forma separada ou unificada. 

O W3ERP é 100% web, inclusive seu módulo chão de fábrica. Isto quer dizer que pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet. Todo o custo de infraestrutura é arcado por nós, somos responsáveis pelos servidores, backups, atualização de sistema, etc. A economia de gastos com computadores, periféricos, softwares e mão de obra é muito significativa.  

Muitas empresas do mercado que não possuem um sistema web confundem o mercado dizendo que seu sistema está na nuvem. Sistema na nuvem não necessariamente é acessado de qualquer aparelho. Para não cair nessa pegadinha, pergunte ao fornecedor se o sistema pode ser acessado via iPad. 

Temos orgulho de afirmar que somos a empresa de tecnologia da informação que mais investe nesse segmento. Com menos de quatro anos já oferecemos um sistema mais amplo e com uma tecnologia ainda mais moderna. Para se ter ideia, recentemente lançamos nosso e-commerce nativo e logicamente, totalmente integrado ao W3ERP. Tendo a mesma equipe de desenvolvimento, implantação e suporte, evitamos o jogo de empurra na solução de problemas entre a empresa de ERP e a de e-commerce.

No mais, estamos fazendo um grande investimento em IoT, Internet das Coisas e em breve teremos novidades para o mercado!

Muito obrigado pela oportunidade!

Por sua vez, as despesas são recursos utilizados para assegurar o funcionamento da empresa, como escritório, comissões e marketing. Esses são gastos que, ao contrário do custo, não possuem ligação direta com a atividade-fim.

Deste modo, os valores gastos para manter a empresa são classificados como “despesas”, já os valores gastos com aquisição de produtos e mão de obra são consideradas “custos”.

Definir custos e despesas é essencial quando nos referimos a gestão financeira de qualquer negócio. Mas, apesar da similaridade e da importância, os termos possuem significados diferentes e fazem toda diferença em precificar produtos e reduzir gastos.

Qual a diferença entre custos e despesas?

A melhor forma para diferenciar custos e despesas é ter em mente que os custos estão relacionados aos produtos ou serviços e as despesas são de carácter geral, não estando ligadas ao processo de produção ou venda. 

Além disso, vale destacar que existem outras classificações de custos e despesas. Continue a leitura e entenda melhor:

Custos diretos

Os custos diretos são aqueles ligados ao produto ou serviço prestado pela empresa, ou seja, a confecção de embalagens, mão de obra ou serviços realizados.

 Dessa forma, pode-se relacionar os custos indiretos com as áreas que exigem serviços que, de certa forma, não fazem parte da linha produtiva ou direta da empresa. A manutenção de elevadores, por exemplo, é uma atividade realizada quando há necessidade ou periodicidade.

Custos indiretos

Os custos indiretos não estão ligados diretamente às atividades prestadas pela empresa. Entra em custos indiretos, limpeza, segurança, manutenção, seguro, entre outros.

Despesas fixas

São despesas cujos valores gastos pela empresa não variam muito, como aluguel de equipamentos e espaços, materiais de escritório e materiais de limpeza, por exemplo.

Despesas variáveis

São valores que podem variar de acordo com o que é produzido pela empresa, como comissão de vendedores que podem variar de acordo com a quantidade de mercadorias comercializadas.

Quais as novas resoluções do W3ERP para estes processos

Ter uma gestão eficiente contribuirá para o melhor controle das finanças de sua empresa. Assim, nada melhor que novas resoluções que possam realizar levantamento de formas automatizadas, não é mesmo?

A W3ERP, referência no mercado de web ERP’s no Brasil, conta com novas resoluções nesses processos e continua sendo um modelo de inovação. Um exemplo é a reestruturação da tela para quem trabalha com itens de grade e novos totalizadores, incluindo a quantidade de itens selecionados e a metragem. 

Além disso, foi incluído no APP do sistema, a possibilidade de trabalhar com tabelas de preços com descontos, evolução da integração do PDV da econnect e a variável de FCP na fórmula de custos. 

Para a evolução do controle orçamentário, foi incluída a funcionalidade de replanejar, onde será permitido repassar orçamentos aprovados anteriormente sem perder o original. 

A outra novidade fica  para as reformadoras de pneus,  que terão a possibilidade de fazer a expedição do pneu e o recurso a disposição para fazer a conferência, garantindo que a quantidade de pneus seja a mesma a ser entregue.  Assim como, emitir fichas ou etiquetas do pedido de venda sem precisar sair da tela de compra e de coleta.

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