Para atender melhor às exigências de seus clientes e otimizar todo armazenamento de dados da sua empresa, é mais do que necessário considerar o apoio de um software. Mas antes de entender como funciona, precisamos entender algumas coisas. Continue a leitura.

 

O que é um databook?

 

Databook é um livro composto por inúmeros documentos que mostram todo o histórico de execução de um serviço ou fabricação de um produto. Esses documentos são reunidos em um só local, já em suas versões finais. Podem seguir diferentes normas e precisam ser gerados durante e execução do projeto.

Basicamente, pense que o databook é um livro que irá contar toda a história da execução de um projeto ou da fabricação de um produto, além de reunir toda uma montante de arquivos e documentos importantes.

No setor industrial, por exemplo, isso acontece com Relatórios de inspeção; Relatórios de ensaios destrutivos e não destrutivos; Certificados de materiais e de capacidade de profissionais ou Cálculos estruturais.

 

O que é preciso para montar um databook?

 

Para criar um databook, suas equipes de trabalho envolvidas no projeto precisam armazenar todos os documentos referentes a prestação do serviço, em suas versões finais.

Tecnicamente, fica difícil prever uma resposta definitiva, pois cada empresa pode exigir formas diferentes de organizar o databook.

O ideal é buscar entender o que o cliente deseja exatamente, para saber o que será necessário organizar no dossiê e quais detalhes considerar na montagem do databook. 

Além disso, é ideal organizar todos os dados e informações envolvidos nos processos de maneira segura e acessível. Com mais facilidade em armazenar documentos e compartilhá-los, fica mais prática a organização de um databook.

Para que isso seja feito de forma eficiente, é importante considerar o uso de um software de gestão online. Armazenando dados em nuvem, pois ficará mais fácil e prático o acesso dos dados. É nesse contexto que um ERP web aparece como um ótimo aliado para as  empresas. 

 

Benefícios com o uso de um software online

 

Como citamos anteriormente, controlando todos os dados e informações referentes a todos os processos da sua empresa, integrando-os em um único local em nuvem, sua equipe terá mais flexibilidade na hora de armazenar e acessar arquivos.

Com isso, além da equipe ganhar velocidade durante a execução dos processos, que já é uma vantagem do uso de sistemas de gestão online, você terá todas as informações necessárias em mãos, na hora que quiser. Isso facilita tudo, inclusive na organização de um databook, como mencionamos acima.

Garantindo mais praticidade na gestão dos documentos, você ganhará velocidade na hora de atender solicitações de clientes, aumentando a satisfação dos mesmos. Já que, atrasos na entrega dos documentos exigidos no databook acabam gerando  insatisfação em quem espera.

A utilização de um sistema ainda poderá agregar ao seu negócio, com aumento da produtividade das equipes, otimização dos processos, redução de custos com burocracias e tarefas básicas, entre outros. 

 

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