No momento em que o projeto chega em um nível, onde cada um não sabe o que fazer, e as expectativas que devem ser atingidas, as chances de ocorrer falhas durante o processo podem ser grandes. 

Com isso, podemos considerar que todo o tipo de ação dentro de uma empresa, que trabalha com serviços contábeis, por exemplo, deve haver todo um processo de análise para que essa ação seja executada com sucesso, e isso retrata diretamente a necessidade de aplicar uma matriz de responsabilidade dentro de um projeto. 

Conforme as falhas vão aparecendo durante o projeto, o resultado final acaba sendo comprometido, devendo a qualidade que pretendia no início das conversas, e isso é extremamente desagradável, levando em consideração que há todo um esforço por trás do projeto, onde os agentes separam boa parte do seu tempo para contribuir com o sucesso.

Pensando dessa maneira, é interessante considerar umlaudo ambiental para que a empresa consiga entender melhor o seu fluxo de vendas. Compreender o número de vendas da companhia, é essencial para entender como está sendo a evolução da organização. 

Para evitar que esse evento desagradável aconteça com o projeto, existe uma ferramenta que pode ser utilizada, estamos falando da própria matriz de responsabilidade, que também é conhecida como matriz RACI. 

Em palavras objetivas, podemos resumir o processo de aplicar uma matriz de responsabilidade dentro de um projeto em alguns passos. São eles:

  • Realize um mapeamento de todas as atividades do projeto;
  • Identifique as pessoas envolvidas no projeto;
  • Desenvolva uma tabela;
  • Sinalize as responsabilidades na tabela.

Dessa forma, podemos iniciar esse artigo mostrando qual o significado dessa ferramenta dentro de um negócio, já que muitas pessoas pensam que a saída para manter um empreendimento estável, é contratar umcredito empresarial para equilibrar as partes financeiras. 

 

O que é uma matriz de responsabilidade?

A matriz de responsabilidade pode ser definida com uma ferramenta de gestão que geralmente se apresenta em formato de tabela e tem como principal objetivo, alinhar todas as funções das pessoas envolvidas no projeto. 

Nesse contexto, podemos pontuar também a funcionalidade que um software de logistica tem para os gestores, afinal, ele consegue coletar todas as informações necessárias para entender como está a situação estrutural da companhia. 

Como citado, a matriz de responsabilidade também é conhecida como “matriz de RACI”, que por sua vez tem um significado estratégico que é direcionado para os agentes que fazem parte do desenvolvimento do projeto. O significado de RACI é:

  • Responsável;
  • Aprovador;
  • Consultado;
  • Informado.

Assim, percebemos como a matriz de responsabilidade consegue ser objetiva quanto às metas que precisam ser alcançadas com um projeto. 

 

Função de uma matriz de responsabilidade em um projeto

Até então, podemos entender que a matriz de RACI serve como uma ferramenta, onde a maior conquista é conseguir organizar todos os elementos que estejam envolvidos com um projeto. 

Assim, é possível comparar a matriz de responsabilidade com os processos doesocial e departamento pessoal, onde há também a necessidade de levantar informações para executar determinada ação. 

Para entender melhor como a função dessa ferramenta consegue ser bastante útil para um projeto, basta comentarmos sobre a coleta de informações que diz respeito ao que cabe, ou o que não cabe para os agentes, o que facilita a cobrança de resultados, evitando desentendimentos. 

 

5 vantagens da matriz de responsabilidade

No mundo dos negócios, uma das características de uma empresa bem consolidada em um segmento, é a organização, isso porque essa particularidade consegue dizer ao público sobre se a imagem da companhia é positiva, ou negativa. 

Pense que, no Brasil pode se tornar necessário contratar um serviço de abertura de empresa, pelo fato de haver partes burocráticas. Pensando dessa forma, vale a pena ter todos os cuidados para que a sua empresa possa crescer, e fazer com que o tempo dedicado para abrir a empresa, possa ser compensado. 

A organização consegue ser um ótimo diferencial, levando em consideração que o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo. De maneira que o gestor se atente aos pontos ligados à imagem da empresa, é interessante estudar como os concorrentes atuam no segmento, para fazer melhor e impulsionar o crescimento da companhia. 

Dentre as opções para manter essa característica na empresa, pode ser considerado implementar um diagnósitico organizacional, que conseguirá levantar dados importantes para entender como está a situação da companhia. 

Pensando de uma forma mais aprofundada, todos os atos dentro de uma empresa conseguem refletir com a imagem da marca. Ou seja, se um atendimento é conduzido de forma negativa, automaticamente o cliente cria uma imagem desagradável da companhia. 

No geral, empresários estão em busca de vantagens para o seu negócio, afinal, eles podem afetar diretamente os números da empresa. Contudo, a matriz de responsabilidade consegue ser bastante vantajosa para uma companhia, principalmente em projetos, por isso, levantamos cinco benefícios dessa ferramenta.

O primeiro, é a redução de conflitos no que refere-se às tarefas e obrigações que competem a cada uma das pessoas que estão envolvidas em um projeto. 

Manter o ambiente de trabalho saudável, é essencial para que as atividades fluam de maneira natural e produtiva, então, procure promover o respeito entre os agentes por meio de reuniões e campanhas internas. 

O segundo, trata-se da facilidade de identificar a função dos agentes que estão participando do desenvolvimento do projeto. Nesta fase, é interessante que o gestor responsável saiba as características do agente envolvido, afinal, conhecer as pessoas envolvidas em uma ação é essencial para evitar conflitos. 

O terceiro traz ao gestor responsável uma clareza maior sobre o limite de envolvimento de cada agente. Nessa parte, é interessante saber até onde o agente pode atuar com o projeto, para que quando houver um momento de cobrança, as palavras dirigidas ao colaborador sejam pontuais. 

Reforçando, dentro de um projeto é natural haver cobranças, porém, elas devem ser feitas de modo pontual para que desentendimentos sejam evitados, afinal, desavenças podem fazer com que os funcionários fiquem desanimados com o projeto, tornando ainda mais difícil o fluxo operacional. 

O quarto traz um fator essencial para que uma empresa, ou projeto consiga se desenvolver. Estamos falando da comunicação, que por sua vez, consegue ser conquistada através da aplicação da matriz de responsabilidade. 

Através da comunicação, alguns erros conseguem ser evitados pelo fato dos agentes estarem mais integrados com as atividades realizadas. Desse modo, a tendência é que o projeto consiga ser concluído com os objetivos alcançados. 

O quinto e último benefício, desta ferramenta organizacional, é o fato de que o gestor responsável terá mais assertividade na hora de cobrar resultados e, além disso, disponibilizar feedbacks que condizem com o desempenho de cada envolvido. 

Dessa forma, o gestor pode acabar optando por contratar uma empresa de automação comercialpara que ele possa ter mais tempo para lidar com outras questões da sua companhia. 

O fato é que, automatizar boa parte dos processos da empresa acaba auxiliando todos os colaboradores, ou seja, envolve tanto os funcionários quanto os gestores responsáveis. 

Após contextualizar melhor o que se trata a matriz de responsabilidade, sua importância e como ela consegue ser vantajosa para um projeto, podemos iniciar os passos que devem ser seguidos para aplicar essa ferramenta dentro de uma campanha.

Como montar uma matriz de responsabilidade

Conhecendo todas as vertentes dessa ferramenta que tem o objetivo de organizar os agentes envolvidos em um projeto, iremos abordar agora, passo a passo como montar uma matriz de responsabilidade. 

 

Faça um mapeamento das atividades do projeto

O primeiro passo é essencial, pelo fato de que mapear todas as atividades de um projeto dará, automaticamente, uma visão melhor sobre as tarefas que devem ser distribuídas.

 

Identifique os agentes envolvidos

A segunda parte desse processo, é saber identificar quais serão as pessoas que estão envolvidas nesse projeto, e entender o que farão neste trabalho. 

 

Construa uma tabela

Nesta terceira parte, você deve criar uma tabela para organizar a relação de atividades do projeto, e os agentes que estão envolvidos nesse projeto. 

Com os dados coletados nos últimos passos acima, você deve reunir as informações para compor a sua matriz. 

 

Sinalize as responsabilidades na tabela

Por último, esse passo consegue contribuir ainda mais para a organização da tabela, distribuindo as funções de cada agente. 
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.